SME จัดการใบแจ้งหนี้อย่างเป็นระบบ ลดปัญหา Cash Flow ติดขัด

SME จัดการใบแจ้งหนี้อย่างเป็นระบบ

สำหรับ SME ที่รายได้ยังอยู่ในช่วงสร้างตัว การจัดการใบแจ้งหนี้อย่างมีระบบคือรากฐานของ Cash Flow ที่ดี เพราะไม่ว่าจะขายได้ดีแค่ไหน ถ้าเก็บเงินไม่ได้หรือล่าช้า ก็ยังมีปัญหาสภาพคล่องอยู่ดี

ปัญหาที่พบบ่อยใน SME ที่ไม่มีระบบ Invoice

• ออก Invoice ช้า บางทีลืมออก → ลูกค้าก็ไม่รู้ว่าต้องจ่าย
• ไม่รู้ว่า Invoice ไหนชำระแล้ว ไหนค้าง
• Running number ปะปนกัน ผิดมาตรฐาน
• ไม่มีข้อมูลรายได้รวมต่อเดือน ทำบัญชียาก

ตั้งระบบ Invoice ที่ดีทำอย่างไร

• Running Number: กำหนด format ชัดเจนตั้งแต่แรก เช่น INV-YYYY-MM-XXX
• Template มาตรฐาน: สร้าง template เดียวใช้ทุกลูกค้า เปลี่ยนแค่รายละเอียด
• Due Date มาตรฐาน: ตัดสินใจว่าจะใช้ Net 15, Net 30 หรือชำระทันที
• ส่งทันที: ออก Invoice ทันทีที่ส่งมอบงาน ไม่รอสะสม

สิ่งที่ต้องติดตามในทุก Invoice

• สถานะ: Draft / Sent / Due / Overdue / Paid
• วันที่ครบกำหนด
• ยอดที่ชำระและยอดค้าง
• ประวัติการส่ง reminder

รายงานที่ SME ควรดูทุกเดือน

• รายได้รวมต่อเดือน (สำหรับยื่น VAT)
• หนี้ค้างแบ่งตามอายุ (0–30 / 31–60 / 60+ วัน)
• ลูกค้าที่ค้างชำระบ่อย (เพื่อพิจารณาเงื่อนไขในอนาคต)

เมื่อไหร่ควรหยุดให้เครดิตลูกค้า

ถ้าลูกค้ารายใดค้างเกิน 60 วันโดยไม่ติดต่อ ควรระงับการให้บริการใหม่จนกว่าจะชำระ และควรทำเอกสารการทวงถามเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อใช้เป็นหลักฐาน

Flowly ช่วย SME ตั้งระบบ Invoice ตั้งแต่วันแรก ดู Dashboard สถานะการชำระเงิน รายงานรายได้รายเดือน และส่ง reminder อัตโนมัติ ลองใช้ฟรีที่ flowly-hub.com