ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ต่างกันอย่างไร ใช้เมื่อไหร่

ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ ต่างกันอย่างไร

สามเอกสารนี้คือหัวใจของวงจรการชำระเงินธุรกิจไทย แต่ฟรีแลนซ์และ SME มือใหม่หลายคนยังสับสนว่าควรออกอะไร เมื่อไหร่ ทำให้เกิดปัญหาตั้งแต่ลูกค้าไม่ยอมจ่ายเงินไปจนถึงการจัดการภาษีที่ผิดพลาด

ใบเสนอราคา (Quotation)

ใบเสนอราคาออก ก่อนเริ่มงาน เพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าจะคิดราคาเท่าไร มีขอบเขตงานอะไรบ้าง สาระสำคัญที่ต้องมี

• รายการงาน/สินค้าและราคาต่อหน่วย
• ยอดรวม (รวม/ไม่รวม VAT)
• เงื่อนไขการชำระเงิน
• วันหมดอายุใบเสนอราคา (เช่น 30 วัน)

ใบเสนอราคาไม่มีผลทางบัญชี แต่เมื่อลูกค้า "อนุมัติ" ถือเป็นการยอมรับเงื่อนไข และสามารถเปลี่ยนเป็นใบแจ้งหนี้ได้

ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

ออก หลังส่งมอบงานหรือสินค้า เพื่อเรียกเก็บเงิน ใบแจ้งหนี้มีผลทางบัญชี ถือเป็นการรับรู้รายได้ในงบการเงิน สิ่งที่ต้องระบุ

• เลขที่ใบแจ้งหนี้ (running number)
• ชื่อ-ที่อยู่ผู้ออกและผู้รับ
• รายการ ราคา จำนวน ยอดรวม
• VAT 7% (ถ้าจด VAT) และ WHT 3% (ถ้าเกี่ยวข้อง)
• กำหนดชำระ (Due Date)

ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

ออก หลังรับเงินจริงแล้ว เป็นหลักฐานยืนยันว่าได้รับชำระครบถ้วน ในกรณีที่ออกใบกำกับภาษีเต็มรูปพร้อมกับรับเงิน ใบกำกับภาษีและใบเสร็จสามารถรวมเป็นเอกสารเดียวได้

วงจรเอกสาร B2B ในไทย

• ใบเสนอราคา → ลูกค้าอนุมัติ → ใบวางบิล → ใบแจ้งหนี้ → รับเงิน → ใบเสร็จ
• ฟรีแลนซ์ที่รับงานเดี่ยว: ใบเสนอราคา → ส่งงาน → ใบแจ้งหนี้ → รับเงิน → ใบเสร็จ

สรุปง่าย ๆ

• ก่อนงาน: ใบเสนอราคา
• หลังงาน เรียกเก็บเงิน: ใบแจ้งหนี้
• หลังรับเงิน: ใบเสร็จรับเงิน

Flowly ครอบคลุมทุกเอกสารในวงจรนี้ ตั้งแต่ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ไปจนถึงใบเสร็จ พร้อม workflow เชื่อมต่อกันอัตโนมัติ ลองใช้ฟรีที่ flowly-hub.com