5 ข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ที่ฟรีแลนซ์ไทยทำบ่อย วิธีแก้ทำได้ทันที

5 ข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ที่ฟรีแลนซ์ไทยทำบ่อย

ใบแจ้งหนี้ที่ไม่สมบูรณ์ไม่เพียงแต่ทำให้ดูไม่มืออาชีพ แต่ยังเป็นสาเหตุที่ทำให้ลูกค้าบางรายใช้เป็นข้ออ้างชะลอการจ่ายเงินได้ด้วย มาดู 5 ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด

ข้อผิดพลาดที่ 1: ไม่มีเลขที่ใบแจ้งหนี้ (Running Number)

หลายคนออก Invoice ครั้งแรกโดยไม่ใส่เลขที่ ทำให้ไม่มีระบบอ้างอิง เมื่อต้องติดตาม Invoice หรืองานบัญชีจะสับสน วิธีแก้: กำหนด format ตั้งแต่แรก เช่น INV-2026-001 และเรียงต่อเนื่อง

ข้อผิดพลาดที่ 2: ไม่ระบุ Due Date

Invoice ที่ไม่มีวันกำหนดชำระทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าจ่ายเมื่อไรก็ได้ วิธีแก้: ระบุ "กรุณาชำระภายในวันที่ XX/XX/XXXX" ทุกครั้ง

ข้อผิดพลาดที่ 3: คำนวณ WHT ผิดหรือไม่ระบุ

ถ้าไม่ระบุยอด WHT ไว้ล่วงหน้า ลูกค้าอาจหักน้อยเกินหรือมากเกินไป หรือลืมออกใบ 50 ทวิ วิธีแก้: ระบุในใบแจ้งหนี้เสมอว่า "หัก ณ ที่จ่าย 3% = XXX บาท / ยอดโอน = XXXX บาท"

ข้อผิดพลาดที่ 4: รายการงานคลุมเครือ

"ค่าบริการ" โดยไม่ระบุว่าทำอะไร อาจทำให้ลูกค้าสงสัยหรือโต้แย้งในภายหลัง วิธีแก้: อธิบายรายการให้ชัด เช่น "ออกแบบ Brand Identity Package รวม โลโก้ นามบัตร Cover Photo"

ข้อผิดพลาดที่ 5: ส่ง Invoice ในรูปแบบที่แก้ไขได้

ส่ง Word หรือ Excel ให้ลูกค้า ทำให้ตัวเลขอาจถูกแก้ไขและไม่มีหลักฐานที่น่าเชื่อถือ วิธีแก้: ส่งเป็น PDF เสมอ และควรล็อคการแก้ไข

Bonus: ข้อผิดพลาดที่ทำให้เสียภาษีซ้อน

ออกใบกำกับภาษีทั้งที่ยังไม่ได้จด VAT ถือว่าผิดกฎหมายและมีโทษปรับ ตรวจสอบก่อนว่าคุณจด VAT แล้วหรือยัง

Flowly ป้องกันข้อผิดพลาดเหล่านี้อัตโนมัติ Running number เรียงอัตโนมัติ WHT คำนวณให้ และส่ง PDF ได้ทันที ลองใช้ฟรีที่ flowly-hub.com