ออกใบแจ้งหนี้ด้วย Excel vs โปรแกรมออนไลน์ อะไรดีกว่ากัน

Excel vs โปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ อะไรดีกว่า

หลายคนเริ่มต้นด้วย Excel Template ที่ดาวน์โหลดมาแล้วพอใจ แต่เมื่อธุรกิจโตขึ้น งานยุ่งขึ้น ปัญหาเริ่มทยอยมา บทความนี้จะเปรียบเทียบอย่างตรงไปตรงมาโดยไม่มีการเข้าข้าง

ข้อดีของ Excel

• ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม (ถ้ามี Microsoft 365 อยู่แล้ว)
• ปรับแต่งรูปแบบได้อิสระ
• ไม่ต้องเรียนรู้ระบบใหม่
• ทำงาน Offline ได้

ข้อเสียของ Excel ที่ทำให้ธุรกิจสะดุด

• ไม่มี running number อัตโนมัติ ต้องนับเองทุกครั้ง เสี่ยงเลขซ้ำหรือข้าม
• คำนวณภาษีผิดง่าย VAT 7% หรือ WHT 3% ต้องกรอกสูตรเอง พิมพ์ผิดหนึ่งตัวผลเปลี่ยนหมด
• ไม่มีสถานะการชำระเงิน ต้องจดแยกว่าลูกค้าคนไหนจ่ายแล้ว
• ค้นหายาก ไฟล์กระจาย Desktop/Drive/Dropbox ค้น Invoice เก่าใช้เวลานาน
• ส่งให้ลูกค้าไม่สะดวก ต้อง Save as PDF แยกทุกครั้ง
• ไม่มีการสำรองข้อมูล ถ้า Hard disk เสีย ข้อมูลหาย

ข้อดีของโปรแกรมออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์

• Running number อัตโนมัติ ไม่มีเลขซ้ำ
• คำนวณ VAT / WHT ถูกต้องทุกครั้ง
• ดูสถานะ Invoice: รอชำระ / เกินกำหนด / ชำระแล้ว
• ประวัติลูกค้า ไม่ต้องกรอกซ้ำ
• ส่ง PDF ทางอีเมลได้ในคลิกเดียว
• ข้อมูล Cloud ปลอดภัย เข้าถึงได้ทุกที่

เปรียบเทียบ: Excel เหมาะกับใคร

• ฟรีแลนซ์ที่รับงานน้อยมาก เดือนละ 1–2 ชิ้น
• ไม่มีงบสำหรับซอฟต์แวร์ (แม้แต่แพลนฟรี)
• ไม่ต้องการฟีเจอร์ติดตามสถานะการชำระ

โปรแกรมออนไลน์เหมาะกับใคร

• ฟรีแลนซ์ที่รับงานตั้งแต่ 3 ชิ้น/เดือนขึ้นไป
• SME ที่มีลูกค้าซ้ำและต้องการประวัติ
• ธุรกิจที่จด VAT และต้องออกใบกำกับภาษีถูกต้อง

Flowly มี Free plan รองรับ 15 เอกสารต่อเดือน ไม่ต้องใส่บัตรเครดิต เหมาะสำหรับลองเปลี่ยนจาก Excel โดยไม่เสี่ยง ลองใช้ฟรีที่ flowly-hub.com