ใบวางบิล (Billing Note) คืออะไร ธุรกิจไทย B2B ต้องใช้เมื่อไหร่

ใบวางบิล (Billing Note) คืออะไร

ใบวางบิล หรือ Billing Note คือเอกสารที่ผู้ขาย/ผู้ให้บริการ ยื่นให้ลูกค้าล่วงหน้า เพื่อแจ้งว่าถึงกำหนดชำระเงินแล้ว โดยทั่วไปใช้ในระบบ B2B ที่ลูกค้าชำระเงินตามรอบบิล (เช่น ปลายเดือน หรือ 30 วันหลังรับสินค้า) ไม่ใช่จ่ายทันทีเมื่อรับมอบ

ใบวางบิล vs ใบแจ้งหนี้ ต่างกันตรงไหน

• ใบวางบิล: เอกสารแจ้งเตือน "ถึงกำหนดชำระแล้วนะ" มักแนบพร้อมสำเนาใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้เดิม ไม่มีผลทางบัญชีเพิ่มเติม
• ใบแจ้งหนี้: เอกสารเรียกเก็บเงินหลัก มีผลทางบัญชี รับรู้รายได้

พูดง่าย ๆ คือ ใบแจ้งหนี้ออกตอนเสร็จงาน ส่วนใบวางบิลออกตอนถึงรอบชำระ

ใครต้องใช้ใบวางบิล

• ผู้รับเหมา/คอนแทรคเตอร์ที่ทำงานระยะยาวและเก็บเงินรายเดือน
• ซัพพลายเออร์ที่ส่งสินค้าให้ร้านค้าโดยมีเครดิต 30–60 วัน
• เอเจนซีที่คิดค่าบริการรายเดือนหลายรายการพร้อมกัน

workflow ใบวางบิลที่ถูกต้องใน B2B ไทย

• ส่งสินค้า/บริการ → ออกใบส่งสินค้า (Delivery Order)
• ออกใบแจ้งหนี้ (Invoice) พร้อมระบุ due date
• ก่อนถึงกำหนดชำระ 1–3 วัน → ออกใบวางบิล แนบสำเนาใบแจ้งหนี้
• ลูกค้าชำระ → ออกใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี

สิ่งที่ต้องระบุในใบวางบิล

• เลขที่ใบวางบิล และวันที่
• ชื่อ-ที่อยู่ผู้ออกและผู้รับ
• รายการใบแจ้งหนี้ที่แนบมา (เลขที่ วันที่ ยอดเงิน)
• ยอดรวมทั้งหมดที่ต้องชำระ
• กำหนดชำระ (Due Date)
• ข้อมูลบัญชีธนาคารหรือ PromptPay

Flowly รองรับ workflow ใบวางบิล → ใบแจ้งหนี้ → ใบเสร็จ ครบครัน พร้อมแจ้งเตือนลูกค้าอัตโนมัติเมื่อถึงกำหนดชำระ ลองใช้ฟรีที่ flowly-hub.com